Hoe besteed je klantenservice op de juiste manier uit?

Klantenservice uitbesteden is een aantrekkelijk idee. Het uitbesteden van jouw klantenservice aan een outsourcingagent kan de overheadkosten aanzienlijk drukken en je geld, middelen en vaak ook een hoop stress besparen.

Maar het is zeker geen one-size-fits-all oplossing, en er zijn geen magische outsourcing bonen die je kunt gebruiken om het proces gemakkelijker te maken.

Daarom moet je jouw opties zorgvuldig afwegen, vooral wanneer een extern bedrijf rechtstreeks met jouw klanten in contact kan komen.

Klantenservice Douglas doet het al een een tijdje met succes. Hier volgen een paar tips en trucs over hoe jij dat ook zo vlekkeloos kunt doen.

Bepaal merkstem en toonrichtlijnen

Of het nu via sms, telefoon of via jouw branding is, jouw klanten zijn gewend aan de manier waarop jij met hen communiceert.

Daarom moet een uitbesteed supportteam precies zo klinken als jouw interne team.

Hier is hoe je dat kunt doen:

  • Maak een set merkrichtlijnen waarin staat wat je team wel en niet mag zeggen.
  • Neem hypothetische scenario’s door waarmee ze in de toekomst te maken kunnen krijgen en meet hun reactie op de situatie.

Onderzoek meerdere opties

Sommige callcenters zijn uitstekend in het afhandelen van grote aantallen of herhaalde gesprekken, terwijl andere zich richten op diepgaande situaties.

Om ervoor te zorgen dat je de juiste dienst voor jouw behoeften vindt, moet je veel tijd besteden aan het zoeken naar levensvatbare klantenservice-oplossingen. Je moet onder meer rekening houden met tijdsverschillen, taalbehoeften en het minimum ondersteuningsvolume.

Overweeg juridische en veiligheidsrisico’s

Je moet jouw interne beveiliging evalueren voordat je een derde partij toegang geeft tot jouw documenten.

Bepaal welke klantgegevens gevoelig zijn. Je kunt dan de toegang tot bepaalde informatie beperken, zoals creditcardgegevens, gezondheidsdossiers, enz.

En voordat je bindende contracten tekent met de klantenserviceprovider, laat jouw juridische team de documenten zorgvuldig beoordelen.

Maak tijd vrij voor training

Hoe druk je agenda ook is, je zult een groot deel van je tijd moeten besteden aan het trainen van je team.

Lees ook: 3 Voordelen van een houtkachel